+7 (812) 244-17-44
+7 (921) 913-74-39
info@avantaj-buh.ru
Малоохтинский пр., д. 16

Учет расчетов с подотчетными лицами

Учет расчетов с подотчетными лицамиОдним из направлений деятельности предприятия при формировании рациональной и функциональной системы осуществления учета является организация бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами. В качестве подотчетных лиц, в соответствии с положениями действующего законодательства, выступают сотрудники компании, которые получили принадлежащие ей денежные средства с целью оплаты каких-либо текущих хозяйственных нужд (например, покупку канцтоваров, оплату аренды жилья в командировке и пр.).

Выдача денег подотчетным лицам: на что обратить внимание?

Анализируя систему учета таких расчетов, лицо, отвечающее за выделение денег из бюджета предприятия, должно найти точные ответы на следующие вопросы:

  • определен ли точный круг должностных лиц, которые имеют право на получение средств предприятия, и, как следствие, являются подотчетными;
  • не выдаются ли указанным лицам средства, размер которых превышает установленные на предприятии лимита;
  • существует ли возможность оплаты расходов, понесенных подотчетным лицом, посредством перечисления средств непосредственно с расчетных счетов организации;
  • являются ли расходы, понесенные подотчетным лицом, целевыми;
  • каков порядок учета расходов подотчетных лиц.

Особенности бухучета расчетов с подотчетными лицами

Деньги, необходимые работнику для выполнения поставленных перед ним задач, выдаются ему в бухгалтерии предприятия на основании собственноручно написанного им заявления, в котором он должен указать необходимую ему сумму денежных средств, а также установить срок, в течение которого они должны быть израсходованы. Заявление визируется руководителем, после чего на его основании формируется расходный кассовый ордер, а работнику выдаются наличные. Сотрудник, не отчитавшийся за ранее полученные им средства, не может претендовать на повторное получение денег под отчет.

Основными счетами, которые использует бухгалтер предприятия, осуществляя бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами, являются:

- 71 – «Расчеты с подотчетными лицами»;

- 50 – «Касса».

Средства, выданные работнику, отражаются на дебете счета 71 и на кредите счета 50. Если сотрудник не израсходует выданные ему деньги в полном объеме, он обязан вернуть их обратно работодателю – в этом случае бухгалтер осуществляет обратную операцию, формируя обратную проводку, в которой кредитуется счет 71, а дебетуется счет 50.

Отчет работника по выданным ему средствам

Подотчетные лица обязаны предоставить работодателю полный и обоснованный отчет о потраченных ими средствах, принадлежащих предприятию. Это необходимо сделать в течение трех дней с момента окончания периода использования денег, указанного в составленном им заявлении. В качестве отчетного документа выступает авансовый отчет, в котором работник указывает точную сумму потраченных им средств, а также цели, для достижения которых они были использованы. К такому отчету необходимо приложить пакет подтверждающей документации.

В качестве документов, являющихся доказательствами целевого расходования денег, могут выступать:

  • чеки розничных магазинов (товарные или кассовые);
  • квитанции об оплате аренды командировочного жилья (частной квартиры, гостиницы и пр.);
  • билеты на поезд, самолет, автобус.

Как упростить процедуру осуществления учета на предприятии?

Если квалификация ваших бухгалтеров не позволяет реализовать грамотное ведение учета на предприятии, или по каким-либо причинам вы не хотите привлекать в штат своей организации на постоянную работу профильного специалиста-бухгалтера, воспользуйтесь услугами компании «Авантаж». Наши сотрудники обладают опытом и знаниями, необходимыми для осуществления бухгалтерского учета и проведения аудита. Если вы хотите воспользоваться услугой бухгалтерского обслуживания или полностью передать нам ведение бухучета вашей компании, оставьте нам свой номер телефона, и наш дежурный менеджер непременно свяжется с вами в самые короткие сроки!


На эту тему можно почитать: