+7 (812) 244-17-44
+7 (921) 913-74-39
info@avantaj-buh.ru
Малоохтинский пр., д. 16

Организация хранения документации в организации

Организация хранения документации в организацииВ ходе осуществления своей производственно-хозяйственной деятельности любая компания «обрастает» немалым количеством внутренней документации, вследствие чего возникает закономерный вопрос - какие документы должны храниться в организации, и какие требования к их содержанию устанавливает законодатель.

Способы хранения документации

Обязанность индивидуального предпринимателя или ООО (а также других видов юридических лиц) по сбору и размещению официальных бумаг установлена положениями действующего законодательства (в частности, ФЗ «Об архивном деле в РФ», ФЗ «О бухгалтерском учете», Постановлением ФКЦБ РФ № 09-33/пс и пр.). В соответствии с содержанием указанных нормативных актов, всю документацию предприятия условно можно разделить на две части:

  1. Оперативная. К ней относятся справки, договоры, приказы и прочие бумаги, которые используются в текущей деятельности предприятия. Наряду с бумажными версиями документов могут использоваться и их электронные копии, которые позволят существенно сэкономить время при работе с ними.
  2. Архивная. К ней относятся бумаги, которые не используются в текущей деятельности предприятия, но, тем не менее, содержат важные сведения, которые могут потребоваться спустя год, несколько лет или даже десятилетий. Установленный законодателем срок обязательного сохранения некоторых видов таких бумаг может достигать 75 лет.

Сроки хранения документации

По сроку содержания до уничтожения документы делятся на следующие категории:

  • с ограниченным сроком (1, 3, 5, 10 и более лет);
  • подлежащие постоянному хранению;
  • хранения до замены обновленными бумагами;
  • хранения до исчезновения потребности в их использовании.

Перечень бухгалтерской документации, подлежащей хранению

В соответствии с положениями закона о бухгалтерском учете определен 5-летний срок содержания для следующих документов:

  • первичные документы и регистры учета;
  • все виды отчетности, составляемой бухгалтерией (в том числе итоговый баланс предприятия).

С целью хранения таких документов (как правило, их объемы являются весьма солидными), создается специальный архив, выступающий в качестве площадки для размещения их бумажных версий. До их передачи на постоянное размещение они содержатся в бухгалтерии в специальных ящиках (шкафах); БСО размещаются в сейфах или иных хранилищах, которые позволяют обеспечить их целостность и защиту от доступа к ним третьих лиц, не обладающих достаточными полномочиями для их использования.

Перечень кадровой документации, подлежащей хранению

Организация, выступающая в качестве работодателя, обязана обеспечить надлежащее хранение следующих видов документов:

  • трудовые соглашения;
  • личные карточки лиц, работающих в данной компании;
  • договоры подряда;
  • характеристики и резюме работников;
  • трудовые книжки, лицензии, сертификаты и прочие документы, подтверждающие квалификацию работников (за исключением тех официальных бумаг, которые хранятся непосредственно у их владельца).

Работодатель должен обеспечить надлежащие условия для хранения кадровой документации. Так, трудовые книжки (и вкладыши в них), наряду с БСО, должны храниться в специально оборудованных шкафах и помещениях, обеспечивающих им надежную охрану и защиту от стороннего доступа.

Перечень обязательных локальных нормативных актов

Отвечая на вопрос о том, какие документы должны быть в организации, нельзя не упомянуть о внутренних нормативных актах, которые устанавливают правила функционирования компании, распорядок ее работы и прочие важные производственные и организационные моменты. Стоит помнить, что их содержание не может ухудшать положение работников и лишать их прав, предоставленных им действующим трудовым законодательством – в таком случае разработанная и внедренная локальная документация будет признана недействительной.

Итак, какие нормативные документы должны быть в организации? В перечень необходимых внутренних актов входят:

  • коллективный договор;
  • штатное расписание;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • положение об оплате труда;
  • должностные инструкции работников и пр.

Как обеспечить надлежащее хранение внутренней документации?

В том случае, если вы не имеете специально оборудованных помещений для хранения внутренних бумаг, не знаете, как правильно организовать их размещение внутри предприятия или затрудняетесь в поиске ответа на вопрос о том, какие документы должна иметь организация, обратитесь за помощью в компанию «Авантаж». Наши сотрудники окажут вам помощь и поддержку на стадии формирования системы хранения документации, а также обеспечения ее эффективного функционирования в дальнейшем.