+7 (812) 244-17-44
+7 (921) 913-74-39
info@avantaj-buh.ru
Малоохтинский пр., д. 16

Нюансы оформления подотчетных сумм

avansovyj-otchetБухгалтерии предприятий предоставляют подотчетным лицам разъяснения, как правильно заполнить авансовый отчет, образец которого позволяет избежать ошибок. Документ является основанием для подтверждения расходов, осуществленных за наличный расчет.

Общие положения для составления бланка

Право на получение наличных средств для осуществления расходов имеют подотчетные лица, установленные приказом на год или больший период. Одновременно устанавливаются сроки для отчетности по произведенным расходам. Подотчетные суммы выдаются для приобретения ТМЦ, оплаты услуг, покрытия расходов по командировке. Бланк заполняется в единственном экземпляре с приложением:

  • Чеков или квитанций, полученных при оплате товара, услуги.
  • Договоров, актов, нарядов-заказов, нарядов-заданий.
  • Командировочного задания, удостоверения, квитанций о проживании и билетов о проезде.
  • Прочих документов, подтверждающих затраты.

Заполненная форма подлежит проверке работниками бухгалтерии с последующим утверждением руководителем предприятия. Окончательный расчет производится кассиром после утверждения произведенных затрат всеми должностными лицами. Остаток средств возвращается в кассу по ПКО, сумма перерасхода выдается сотруднику по РКО.

Подробности заполнения авансовый отчет

В учете кассовых операций используется бланк АО-1, имеющий 2 стороны для обязательного заполнения. Для определения того, как правильно заполнить авансовый отчет, требуется изучить бланк. Форма отличается простотой, но требует тщательности заполнения всех необходимых строк.

На лицевой части листа указывают:

  • Название организации, структурного подразделения сотрудника.
  • Данные подотчетном лице.
  • Информация о назначении расходов.
  • Сведения о полученном авансе, размере произведенных затрат, остатке средств.

Перед внесением данных в табличную часть осуществляется запись расходных документов на оборотной стороне формы. Сумма затраченных денежных средств переносится из оборотной части, подробно описывающей каждый из приложенных форм. Данные должны соответствовать первичным документам, прилагаемым к бланку.

Часть лицевой стороны заполняется проверяющим данные бухгалтером или руководителем бухгалтерии. Сотрудник указывает корреспонденцию счетов, регистрирует номер и дату утверждения. Применяется сквозная нумерация форм с ежегодным обновлением начала отсчета.

Электронный вариант составления отчетов

Заполнение бланка производится не только в бумажном, но и в электронном виде. Обслуживающие учет программы позволяют оперативно составить форму. Программы предоставляют подсказки, как правильно заполнить авансовый отчет в 1с и использовать документ для подтверждения затрат.

Для составления используются справочники, имеющиеся в программе. При отсутствии данных о сотруднике или приобретаемой номенклатуре в справочниках производится дополнение перечня. После составления документа производится его сохранение, вывод на печать для дальнейшего утверждения. Заполнение отчета в программе позволяет оперативно получить данные о состоянии подотчетных сумм, своевременности проведения расходов и наличии задолженности по выданным средствам.

Ведение первичного учета и систематизация данных по участкам является важной частью документооборота бухгалтерии. В практике возникают случаи, когда один из участков становится особо трудоемким. Здесь на помощь придут специалисты обслуживающей компании. Подробнее о возможности передачи специалистам для ведения части учета узнаете на сайте: http://avantaj-buh.ru/services/vedenie-uchastkov-bukhucheta/.

На эту тему можно почитать: