+7 (812) 244-17-44
+7 (921) 913-74-39
info@avantaj-buh.ru
Малоохтинский пр., д. 16

Архивация первичных форм

архивацияПредприятие должно установить срок хранения документов бухгалтерского учета и порядок утилизации. Документы предыдущих периодов требуются для прохождения проверки, собственного контроля и уточнения данных. Большинство бухгалтерских форм и регистров используются в налогообложении, расчете налоговых баз и для подтверждения расходов.

Документооборот первичных данных

Компании используют ограниченный перечень форм первичного учета, состав которых зависит от выбранной системы налогообложения. Организации могут самостоятельно разрабатывать применяемые в учете бланки или использовать унифицированные формы. Исключения составляют бланки кассовых операций, разработка которых организациями не допускается.

В организации разрабатывается порядок документооборота, в составе информации которого отражаются:

  • Перечень бланков, используемых бухгалтерией.
  • Список самостоятельно разработанных регистров, утвержденных руководителем.
  • Порядок хранения и список ответственных лиц.
  • Период архивации учетных данных, сгруппированных по видам.

Организация документооборота лежит на главном бухгалтере, ответственность за соответствие учета законодательным нормам несет руководитель компании. Система применения, хранения бланков утверждается в приложении к приказу об учетной политике.

Утилизация первичных документов

Формы, по которых истек срок хранения бухгалтерских документов, подлежат передаче в архив или ликвидации. Уничтожению подлежат архивы с утратой актуальности в году, предшествующем утилизации. Порядок уничтожения устанавливается приказом руководителя компании.

До проведения утилизации на предприятии проводится инвентаризация. Процедура позволяет систематизировать данные и подготовить к уничтожению либо архивации. По результатам процедуры ликвидации деловых бумаг составляется акт с отражением информации:

  • Количество архивных дел, уничтоженных по истечении срока.
  • Краткое наименование документов, например, товарные накладные.
  • Год составления дела.
  • Сведения о лицах, участвующих в процедуре утилизации.
В процессе утилизации участвует временная или постоянно действующая комиссия, назначенная приказом. В составе комиссии участвуют не менее 3 человек, включая председателя. Акт утверждается руководителем.

Архивация учетных дел

Документы, не подлежащие уничтожению, передаются в архив организации. На перечень дел составляется типовой акт о передаче с указанием подробных данных. Каждое из передаваемых дел подшивается, на титуле дела указываются количество и вид бланков, даты начала и конца ведения. Законодательством установлен общий срок хранения бланков первичного учета в течение 5 лет по истечении года, в котором показатели были использованы в отчетности.

Длительность хранения установлена в ст. 29 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Утвержденный компанией перечень периодов актуальности бухгалтерских форм не может быть менее установленного законом срока. Период, превышающий срок, устанавливается в соответствии с производственной необходимостью или требованиями законодательства.

Составление регистров первичного учета лежит в основе отчетности предприятия. Своевременное формирование достоверной информации предотвращает претензии налоговых органов, наложение санкций. Помощь в подготовке отчетности может понадобится предприятиям любого периода деятельности или системы налогообложения. Подробнее о возможности получения помощи в составлении отчетности читайте на сайте: http://avantaj-buh.ru/services/podgotovka-i-sdacha-otchetnosti/.

На эту тему можно почитать: